En el impuesto a la renta, tanto de las personas jurídicas como las personas naturales, para que procedan las deducciones estas deben cumplir una serie de requisitos generales.
Estos requisitos vienen dados por el artículo 107 del estatuto tributario modificado por la ley 1819 de 2016:«Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.
La necesidad y proporcionalidad de las expensas debe determinarse con criterio comercial, teniendo en cuenta las normalmente acostumbradas en cada actividad y las limitaciones establecidas en los artículos siguientes.»
Aquí se identifican tres requisitos esenciales:
- Necesidad
- Causalidad
- Proporcionalidad
Cada una de las deducciones debe cumplir con los tres requisitos.
Requisito de necesidad
El requisito de la necesidad hace referencia al gasto o deducción que es necesario para poder general el ingreso.
Si el ingreso se puede generar sin una determinada deducción, esta se considera como no necesaria. Por ejemplo, para vender mercancías en Bogotá no hace falta pagarle al gerente un tour por Europa, por tanto esos gastos no pueden ser deducibles.
Requisito de causalidad
Este requisito es muy similar al principio contable de la asociación, puesto que el gasto debe tener una relación directa con el ingreso: es la causa afecto.
La empresa obtiene un ingreso como causa de incurrir en un gasto.
Un gasto puede ser necesario pero no tener relación de causalidad con la generación de la renta.
Es el caso típico de los ingresos de un periodo y los gastos de otro periodo. En tal caso el gasto pudo ser necesario pero por corresponder a un periodo diferente no tiene relación de causalidad.
Requisito de la proporcionalidad
Entre el monto del gasto y el monto del ingreso debe existir una proporcionalidad.
Por ejemplo no se puede incurrir en un gasto de $100 para obtener un ingreso de $50.
Este requisito busca que el contribuyente no incluya gastos que lucen exagerados respecto al beneficio que brindan.
¿Es proporcional el sueldo del gerente si esta representa la mitad de los ingresos de la empresa? Sin duda se trata de un gasto necesario y que tiene relación de causalidad pero es desproporcionado.
Estos requisitos general son muy subjetivos y se prestan para que cada funcionario de la Dian haga su propia interpretación, por lo que hay que tener criterios razonables a la hora de verificar el cumplimiento de estos requisitos.
Es por ello que el inciso dos del artículo 107 del estatuto tributario señala que la evaluación el cumplimiento de estos requisitos se debe hacer con criterio comercial, según lo que normalmente sucede y se acostumbra en la actividad económica desarrollada por el contribuyente.
Estos requisitos también son considerados por la UGP cuando realiza los procesos de fiscalización en los aportes a seguridad social de los trabajadores independientes en los términos del artículo 135 de la ley 1753 de 2015, proceso que es independiente al que pueda realizar la Dian, pues se trata de entidades independientes.
El principal problema que representan estos requisitos, tiene que ver con los pagos que las empresas hacen para homenajear proveedores, clientes e incluso al personal clave de la empresa, pues siempre la Dian consideró que no eran ni necesarios ni cumplían con el requisito de la causalidad, y resultaba difícil demostrar la relación directa que había entre el gasto incurrido para agasajar a un cliente y los beneficios que este cliente representaban, por ejemplo.
Este problema se soluciona en parte con artículo 107-1 del estatuto tributario que acepta este tipo de deducciones, pero con los siguientes límites:
«Atenciones a clientes, proveedores y empleados, tales como regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos. El monto máximo a deducir por la totalidad de estos conceptos es el 1% de ingresos fiscales netos y efectivamente realizados.»
Adicional a lo anterior, para que una deducción proceda fiscalmente debe estar soportada por un documento idóneo en los términos del artículo 771-2 del estatuto tributario.
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